حماية البيانات الشخصية، أسئلة يطرحها قائد المدرسة على أي مزوّد للتقنية التعليمية

لماذا تزداد أهمية الأمر اليوم

يسري نظام حماية البيانات الشخصية، الذي تشرف عليه سدايا (الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي)، على الجهات التي تعالج بيانات شخصية داخل المملكة، ومنها المدارس. وحين تستخدم المدرسة نظامًا إلكترونيًا لإدارة بيانات منسوبيها أو طلابها، تظل هي المسؤولة عن هذه البيانات، في حين يعالجها المزوّد نيابةً عنها.

وتحوي ملفات إنجاز المعلمين من البيانات الشخصية أكثر مما يتوقعه كثيرون؛ فهي تضم الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وملاحظات التقويم، وقد تتضمن أحيانًا أسماء الطلاب أو صورهم أو درجاتهم ضمن نماذج الأعمال.

عشرة أسئلة تطرحها على المزوّد

1. من جهة التحكم ومن جهة المعالجة؟ وهل توجد اتفاقية معالجة البيانات؟
2. أين تُخزَّن البيانات؟ في أي دولة؟ وإن كانت تُنقل إلى خارج المملكة، فما السند النظامي لنقلها؟
3. ما جهات المعالجة من الباطن؟ في الاستضافة والبريد الإلكتروني والنسخ الاحتياطي والمدفوعات، وهل ستُبلَّغ المدرسة بأي تغيير يطرأ عليها؟
4. من يطّلع على ماذا؟ هل تُقيَّد الصلاحيات بحسب دور المستخدم؟ وهل يُسجَّل دخول فريق الدعم الفني؟
5. كيف يسجّل المستخدمون الدخول؟ هل يتوفر التحقق بخطوتين؟ وهل هو إلزامي للقيادات المدرسية؟
6. كيف تُحمى البيانات؟ هل تُشفَّر أثناء نقلها؟ وهل الجلسات آمنة، والملفات المرفوعة مفحوصة، والنسخ الاحتياطية متوفرة؟
7. ما مدة الاحتفاظ بالبيانات؟ هل تستطيع المدرسة تحديدها، وهل تُطبَّق تلقائيًا؟
8. هل يمكننا استخراج بياناتنا وحذفها؟ لكل فرد على حدة، وللمدرسة بأكملها؟
9. ماذا يحدث عند تسرّب البيانات؟ وما المدة التي تُبلَّغ خلالها المدرسة؟
10. وماذا عن بيانات الطلاب الواردة في نماذج الأعمال؟ هل توجد إرشادات للمعلمين بشأنها؟

وهذه قائمة تحقق استرشادية، وليست استشارة قانونية؛ ولذلك احرص على مراجعة العقود مع مستشارك القانوني.

كيف يجيب TeachFolio عن هذه الأسئلة

• شروط لمعالجة البيانات يكون فيها TeachFolio جهة المعالجة، مع قائمة منشورة بجهات المعالجة من الباطن.
• موقع الاستضافة مُعلَن بوضوح، ولا تُنقل البيانات إلا في الحدود التي يجيزها نظام حماية البيانات الشخصية، ويمكن للمدارس التي تحتاج إلى استضافة بياناتها داخل المملكة التواصل معنا.
• صلاحيات وصول بحسب الدور، ودخول مسجَّل لفريق الدعم ينتهي بعد 30 دقيقة، والتحقق بخطوتين إلزامي للقيادات المدرسية.
• اتصال مشفّر عبر HTTPS، وترويسات أمان صارمة، وفحص للملفات المرفوعة، وجلسات مشفّرة، ونسخ احتياطية ليلية مشفّرة.
• مدة احتفاظ تحددها كل مدرسة، وتصدير البيانات وحذفها للأفراد وللمدرسة بأكملها، مع التزام بالإبلاغ عن أي تسرّب للبيانات.
• إرشادات عند رفع الملفات تذكّر المعلمين بإزالة البيانات الشخصية للطلاب ما لم تسمح المدرسة بإبقائها.